Privacyverklaring GelreVita

Laatst bijgewerkt op 15 september 2026

1. Over deze privacyverklaring

GelreVita biedt zorg en begeleiding aan (jong)volwassenen met een psychische kwetsbaarheid en/of een verstandelijke beperking. Om onze zorg, begeleiding en dienstverlening goed uit te voeren, verwerken wij persoonsgegevens. Daar kunnen ook gevoelige gegevens bij zitten, zoals informatie over iemands gezondheid en zorgbehoefte.

Wij vinden het belangrijk dat persoonsgegevens zorgvuldig, vertrouwelijk en veilig worden behandeld. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens kunnen delen en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring geldt voor cliënten, vertegenwoordigers, familieleden, contactpersonen, verwijzers, medewerkers, sollicitanten, zakelijke relaties en bezoekers van gelrevita.nl.

2. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

GelreVita is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens

GelreVita
Groenestraat 33
8012 VJ Zwolle
KvK-nummer: 42056508
E-mail: info@gelrevita.nl
Telefoon: 085 004 1164
Website: gelrevita.nl

Voor vragen over privacy of het uitoefenen van uw privacyrechten kunt u contact opnemen via info@gelrevita.nl. Vermeld daarbij in het onderwerp: “Privacyverzoek”.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens wij verwerken, is afhankelijk van uw relatie met GelreVita en de diensten waarvan u gebruikmaakt.

Wij kunnen onder andere de volgende gegevens verwerken:

Identificatie- en contactgegevens

• naam;

• adres en woonplaats;

• geboortedatum;

• geslacht, voor zover noodzakelijk;

• telefoonnummer;

• e-mailadres;

• cliënt- of dossiernummer;

• burgerservicenummer, wanneer wij dit wettelijk mogen of moeten verwerken;

• gegevens van een wettelijk vertegenwoordiger, contactpersoon of familielid.

Zorg- en gezondheidsgegevens

• informatie over de zorgvraag en ondersteuningsbehoefte;

• medische en psychische gegevens die noodzakelijk zijn voor de zorg of begeleiding;

• diagnoses en relevante behandelgegevens;

• medicatiegegevens, wanneer noodzakelijk;

• indicaties, beschikkingen en verwijzingen;

• begeleidingsplannen, zorgplannen en evaluaties;

• rapportages over de verleende zorg en begeleiding;

• informatie over veiligheid, risico’s, zelfredzaamheid en welzijn;

• gegevens over afspraken, aanwezigheid en voortgang;

• correspondentie met behandelaren, verwijzers en andere betrokken zorgverleners.

Financiële en administratieve gegevens

• betaalgegevens;

• factuurgegevens;

• gegevens over financiering vanuit de Wlz, Wmo, Jeugdwet, zorgverzekering of persoonsgebonden budget;

• gegevens die nodig zijn voor declaraties, controles en verantwoording;

• informatie over gemeenten, zorgkantoren, verzekeraars of andere financiers.

Gegevens van websitebezoekers

• IP-adres;

• browser- en apparaatgegevens;

• datum en tijdstip van het websitebezoek;

• bezochte pagina’s;

• cookievoorkeuren;

• informatie die u zelf invult in een contact- of aanmeldformulier.

Meer informatie over cookies staat in ons cookiebeleid.

Gegevens van sollicitanten en medewerkers

• naam en contactgegevens;

• curriculum vitae en motivatiebrief;

• opleiding, werkervaring en referenties;

• beschikbaarheid;

• identiteits- en personeelsgegevens;

• gegevens over diploma’s, Verklaring Omtrent het Gedrag en beroepsregistraties;

• gegevens die noodzakelijk zijn voor salarisadministratie, verzuimbegeleiding en personeelsbeheer.

4. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens onder andere:

• rechtstreeks van u;

• van uw wettelijk vertegenwoordiger, ouder, verzorger of contactpersoon;

• via het contact- of aanmeldformulier op onze website;

• tijdens een intake, kennismaking of zorggesprek;

• van een gemeente, wijkteam, zorgkantoor of zorgverzekeraar;

• van een huisarts, behandelaar, verwijzer of andere zorgaanbieder;

• van een bewindvoerder, mentor of curator;

• van medewerkers of samenwerkingspartners;

• via openbare registers, wanneer dit noodzakelijk en toegestaan is.

Wanneer wij gegevens van iemand anders ontvangen, informeren wij u daarover wanneer dat wettelijk verplicht is.

5. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

GelreVita verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;

• het beoordelen en verwerken van aanmeldingen;

• het uitvoeren van intakes en kennismakingsgesprekken;

• het bepalen of GelreVita passende zorg of begeleiding kan bieden;

• het opstellen, uitvoeren en evalueren van zorg- en begeleidingsplannen;

• het leveren van beschermd wonen, ambulante begeleiding, dagbesteding, individuele begeleiding en andere zorgdiensten;

• het onderhouden van contact met cliënten, vertegenwoordigers en betrokken professionals;

• het bijhouden van cliëntdossiers;

• het bewaken van de kwaliteit, veiligheid en continuïteit van de zorg;

• het declareren en verantwoorden van geleverde zorg;

• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;

• het behandelen van klachten, incidenten en geschillen;

• het verbeteren en beveiligen van onze website en systemen;

• het behandelen van sollicitaties;

• het uitvoeren van personeels- en salarisadministratie;

• het voorkomen en onderzoeken van fraude, misbruik en beveiligingsincidenten.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor andere doeleinden die niet verenigbaar zijn met het oorspronkelijke doel, tenzij u daarvoor toestemming heeft gegeven of de wet dit toestaat.

6. Op welke wettelijke grondslagen verwerken wij gegevens?

GelreVita verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige wettelijke grondslag voor bestaat.

Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens omdat:

• dit noodzakelijk is om een overeenkomst met u uit te voeren of voor te bereiden;

• wij moeten voldoen aan een wettelijke verplichting;

• verwerking noodzakelijk is om goede zorg en begeleiding te verlenen;

• verwerking noodzakelijk is ter bescherming van uw vitale belangen of die van iemand anders;

• GelreVita of een andere partij een gerechtvaardigd belang heeft, zoals beveiliging, kwaliteitsverbetering of bedrijfsvoering;

• u toestemming heeft gegeven.

Wanneer wij een verwerking op toestemming baseren, kunt u die toestemming altijd intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig zijn uitgevoerd.

7. Bijzondere persoonsgegevens en gezondheidsgegevens

Gezondheidsgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens worden extra beschermd. GelreVita verwerkt deze gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is, bijvoorbeeld voor:

• het beoordelen van een zorgvraag;

• het verlenen en organiseren van zorg en begeleiding;

• het beheren van een cliëntdossier;

• overleg met rechtstreeks betrokken zorgverleners;

• declaraties en wettelijke verantwoording;

• kwaliteitsbewaking en cliëntveiligheid.

Alleen medewerkers en professionals die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen toegang. Zij zijn gebonden aan geheimhouding of een beroepsgeheim.

Via een algemeen contactformulier vragen wij u om niet meer medische informatie te versturen dan noodzakelijk. Zeer gevoelige of uitgebreide zorginformatie kan beter via een daarvoor bestemde beveiligde omgeving worden gedeeld.

8. Verwerking van het burgerservicenummer

GelreVita verwerkt het burgerservicenummer alleen wanneer daarvoor een wettelijke verplichting of bevoegdheid bestaat. Het burgerservicenummer kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn om de identiteit van een cliënt vast te stellen, zorg te declareren of informatie met bevoegde zorgpartijen uit te wisselen.

Het burgerservicenummer wordt niet gebruikt voor algemene communicatie, marketing of websiteanalyse.

9. Met wie delen wij persoonsgegevens?

GelreVita verkoopt uw persoonsgegevens niet. Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de zorgverlening, uitvoering van een overeenkomst, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen.

Wij kunnen gegevens delen met:

• medewerkers en zorgprofessionals van GelreVita;

• huisartsen, behandelaren en andere betrokken zorgverleners;

• gemeenten, wijkteams en andere verwijzers;

• zorgkantoren en zorgverzekeraars;

• het Centraal Administratie Kantoor, wanneer van toepassing;

• bewindvoerders, mentoren, curatoren en wettelijke vertegenwoordigers;

• toezichthouders en overheidsinstanties;

• accountants, administrateurs en juridisch adviseurs;

• leveranciers van cliëntdossiers, e-mail, hosting, formulieren en andere ICT-diensten;

• arbodiensten, salarisverwerkers en personeelsdiensten;

• politie, justitie of andere bevoegde instanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij delen niet meer gegevens dan noodzakelijk. Waar nodig sluiten wij verwerkersovereenkomsten met leveranciers die namens GelreVita persoonsgegevens verwerken.

Met familieleden of andere contactpersonen delen wij alleen informatie wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven, wanneer zij wettelijk bevoegd zijn u te vertegenwoordigen of wanneer een andere wettelijke uitzondering van toepassing is.

10. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Wij proberen persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Wanneer een leverancier gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen. Wij gebruiken bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of goedgekeurde standaardcontractbepalingen. Waar nodig nemen wij aanvullende beveiligingsmaatregelen.

11. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

GelreVita neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, wijziging en openbaarmaking.

Deze maatregelen bestaan onder andere uit:

• beveiligde accounts en sterke wachtwoorden;

• beperkte toegangsrechten;

• tweestapsverificatie waar mogelijk;

• versleutelde verbindingen;

• beveiligde opslag en back-ups;

• geheimhoudingsafspraken;

• periodieke controle van toegangsrechten;

• beveiligingsupdates;

• afspraken met leveranciers;

• procedures voor incidenten en datalekken;

• bewustwording en instructies voor medewerkers.

Geen enkel digitaal systeem is volledig vrij van risico’s. Wanneer u een mogelijk beveiligingsprobleem ontdekt, kunt u dit melden volgens ons responsible-disclosurebeleid.

12. Datalekken

Een datalek is een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens verloren gaan, worden gewijzigd of bij onbevoegde personen terechtkomen.

GelreVita onderzoekt beveiligingsincidenten zorgvuldig. Wanneer dat wettelijk verplicht is, melden wij een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als een datalek waarschijnlijk een hoog risico voor u oplevert, informeren wij u daar ook over.

13. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

GelreVita bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.

Wij hanteren onder andere de volgende uitgangspunten:

• zorg- en medische dossiers worden in beginsel minimaal twintig jaar bewaard vanaf de laatste wijziging in het dossier, of langer wanneer dit uit de wet of goede zorgverlening voortvloeit;

• financiële en fiscale administratie wordt bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn;

• gegevens over klachten, incidenten en geschillen worden bewaard zolang dat nodig is voor behandeling, verantwoording en eventuele juridische procedures;

• afgewezen sollicitatiegegevens worden in beginsel uiterlijk vier weken na afronding van de procedure verwijderd, tenzij toestemming is gegeven om deze langer te bewaren;

• met toestemming kunnen sollicitatiegegevens maximaal één jaar worden bewaard voor toekomstige vacatures;

• algemene contactverzoeken worden verwijderd wanneer deze zijn afgehandeld en niet meer nodig zijn;

• cookie- en websitegegevens worden bewaard volgens de termijnen in ons cookiebeleid.

Wanneer persoonsgegevens onderdeel worden van een cliëntdossier, geldt de bewaartermijn van dat dossier.

14. Minderjarigen en vertegenwoordiging

Wanneer persoonsgegevens van minderjarigen of personen die niet zelfstandig over hun zorg kunnen beslissen worden verwerkt, houden wij rekening met de toepasselijke regels over toestemming en vertegenwoordiging.

Afhankelijk van de leeftijd en situatie kan toestemming of betrokkenheid nodig zijn van:

• de cliënt zelf;

• een ouder of voogd;

• een mentor of curator;

• een andere wettelijk vertegenwoordiger.

Wij controleren waar nodig of iemand bevoegd is om namens een cliënt op te treden.

15. Uw privacyrechten

U heeft verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U kunt ons verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens;

• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;

• verwijdering van persoonsgegevens;

• beperking van de verwerking;

• overdracht van gegevens aan uzelf of een andere organisatie;

• bezwaar tegen een verwerking;

• intrekking van eerder gegeven toestemming;

• uitleg over hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken.

Deze rechten zijn niet absoluut. GelreVita kan een verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren wanneer wij gegevens wettelijk moeten bewaren, wanneer dit noodzakelijk is voor goede zorgverlening of wanneer de rechten en vrijheden van anderen zwaarder wegen.

16. Een privacyverzoek indienen

U kunt een privacyverzoek sturen naar info@gelrevita.nl. Vermeld in het onderwerp: “Privacyverzoek”.

Om te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen wij aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen. Wanneer een kopie van een identiteitsbewijs noodzakelijk is, vragen wij u om pasfoto, documentnummer en burgerservicenummer onleesbaar te maken, tenzij deze gegevens voor de controle noodzakelijk zijn.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek of meerdere verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval informeren wij u hierover.

17. Geautomatiseerde besluitvorming

GelreVita neemt geen besluiten met belangrijke gevolgen voor cliënten uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking zonder menselijke beoordeling.

Beslissingen over zorg, begeleiding, plaatsing of ondersteuning worden door bevoegde medewerkers of professionals beoordeeld.

18. Cookies en websiteanalyse

GelreVita gebruikt cookies en vergelijkbare technieken om de website goed en veilig te laten werken. Niet-noodzakelijke cookies worden alleen geplaatst wanneer daarvoor toestemming is gegeven.

Meer informatie over de gebruikte cookies, doeleinden en bewaartermijnen staat in ons cookiebeleid. Via “Cookie-instellingen” onderaan de website kunt u uw voorkeuren aanpassen en eerder gegeven toestemming intrekken.

19. Externe websites

Op onze website kunnen links staan naar websites of systemen van andere organisaties. GelreVita is niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze organisaties persoonsgegevens verwerken.

Lees daarom ook de privacyverklaring van de externe website of dienst die u gebruikt.

20. Vragen en klachten

Heeft u een vraag, verzoek of klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op:

E-mail: info@gelrevita.nl
Telefoon: 06 48 38 47 26
Adres: Groenestraat 33, 8012 VJ Zwolle

Wij proberen uw vraag of klacht zorgvuldig op te lossen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wanneer uw klacht betrekking heeft op de verleende zorg of begeleiding, kunt u ook gebruikmaken van de klachtenregeling van GelreVita.

21. Wijzigingen in deze privacyverklaring

GelreVita kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of wetgeving veranderen. De meest actuele versie staat altijd op gelrevita.nl.

Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen wanneer dat noodzakelijk is.